Informatização da Diretoria de Recursos Humanos traz novas funcionalidades

Publicado em Comunidade USP, Servidores por em

Processos agora eletrônicos – como solicitações de férias, empréstimos consignados e mobilidade de funcionários – são algumas novidades da Diretoria de Recursos Humanos

Nos últimos meses, servidores e docentes da USP vêm sendo apresentados a uma série de novidades no campo da informatização. O Departamento de Recursos Humanos (DRH) trabalhou na implantação de alternativas via internet para processos que antes eram feitos pela seção de pessoal, como pedido de férias e empréstimos bancários, além da ampliação do sistema de mobilidade de servidores.

Solicitação de férias

A solicitação eletrônica de férias, por exemplo, foi implantada em abril deste ano e, segundo David Griman, assistente administrativo do DRH, vem funcionando sem problemas. Ele afirma ter recebido respostas positivas sobretudo das seções de pessoal das unidades, que antes eram responsáveis pela solicitação de férias e, com o pedido eletrônico, foram liberadas da tarefa. “Antes a área de pessoal tinha de fazer todos os cadastros de férias. Então, para eles, foi uma redução muito grande do serviço feito”, conta.

A próxima etapa do projeto consiste na expansão da ferramenta para alteração de férias já marcadas e também para solicitações de docentes, o que deve ocorrer entre o fim de julho e o início de agosto, segundo Griman. Até o momento, a solicitação on-line só está disponível para funcionários e, num formato piloto, para professores da Escola Politécnica e do Instituto de Física (IF). Além disso, a proposta é que, até o fim do ano, solicitações coletivas de férias também sejam implantadas.

USP Oportunidades

Ana Carla: Ferramentas agilizam processos administrativos

Outra novidade trazida pelos processos online é o USP Oportunidades, projeto que facilita a mobilidade interna de servidores da Universidade. A partir de agora, o sistema passa a funcionar para todas as unidades da USP (exceto hospitais).

A plataforma – produzida pela Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) – funciona como uma espécie de rede na qual os interessados na mobilidade entre unidades podem criar perfis com suas qualificações. Da mesma forma, unidades que necessitem de novos servidores têm a opção de publicar suas vagas no sistema. “Como a Universidade é muito grande, fica muito difícil gerenciar apenas boca a boca as necessidades das unidades em relação a pessoas, e, ao mesmo tempo, os servidores que têm interesse em mudar de cidade ou de unidade”, explica Vera Leone, assistente administrativa do DRH.

Existem dois tipos de perfis no sistema: o público e o oculto. Ao optar pelo perfil oculto, apenas as qualificações do servidor serão exibidas, mas ninguém saberá quem ele é. O sigilo do perfil não impede que o servidor seja procurado por uma unidade ou possa se candidatar a uma vaga, apenas garante que sua identidade não seja tornada pública. Por outro lado, uma vantagem do perfil público é que ele oferece uma terceira forma de mobilidade: dois servidores com perfis públicos podem se encontrar na plataforma e visualizar uma possibilidade de permuta de postos entre eles. “Facilita para todo mundo. São várias possibilidades de cruzamento”, diz a professora Ana Carla Bliacheriene, diretora do DRH. Ela aponta que o USP Oportunidades faz parte do Programa de Mobilidade da Universidade, o que inclui também a flexibilização e a revisão do Plano de Carreiras e Função (PCF). “Você tem de dar ao servidor opção para que ele desenvolva sua capacidade e suas habilidades no melhor ambiente possível”, afirma.

Você tem de dar ao servidor opção para que ele desenvolva sua capacidade e suas habilidades no melhor ambiente possível.

Contudo, a diretora do DRH lembra que o USP Oportunidades não garante que o servidor, de fato, conseguirá o posto que pleiteia. “Existem dois princípios que estão sendo considerados no USP Oportunidades: interesse administrativo e desejo do servidor. Essas duas coisas precisam ser equilibradas”, reitera. “Se houver conflito entre o que o servidor deseja e a continuidade do serviço administrativo, não tenha dúvida de que o interesse público será priorizado.” A professora afirma ainda que o USP Oportunidades também fará com que dirigentes e chefes compreendam o seu papel como gestores de pessoas. “Nós, como gestores, temos de saber cuidar de nossos liderados”, diz. “O mais importante desse processo é que o gestor se preocupe menos em perder funcionários, e sim no que deve fazer na condição de gestor para manter a equipe unida e estimulada.”

Consignados via internet

Por fim, o mais recente dos processos de informatização é o chamado e-Consig, que entrou em vigor no último dia 24 de julho e trata da solicitação de empréstimos consignados em folha de pagamento. O sistema permitirá que funcionários e docentes da USP realizem a solicitação de forma autônoma, através da internet e sem necessidade de passar pela seção de pessoal.

Antes, ficava ao encargo da seção de pessoal fazer um primeiro cadastro do servidor que desejasse um empréstimo do tipo, além de intermediar possíveis problemas com o banco (como atraso na liberação do montante emprestado). Essa intermediação sobrecarregava imensamente as seções de pessoal, além de expor a intimidade do servidor. Problemas que serão solucionados com o e-Consig. “Com essa nova sistemática, todo mundo vai ter um ganho”, comenta Roseli Emilia, assistente administrativa do DRH e uma das responsáveis pela implantação do projeto.

Roseli aponta que o sistema já é utilizado por diversos órgãos públicos, como a Universidade Estadual Paulista (Unesp) e a Prefeitura de São Paulo e, embora seja desenhado por uma empresa privada – a Zetrasoft –, a Universidade não terá nenhum custo com sua implantação. Através do e-Consig, servidores também poderão fazer simulações e, assim, decidir qual banco oferece melhores taxas e vantagens. Uma senha provisória de acesso à plataforma encontra-se disponível para professores e funcionários via Sistema Marte.

Assim, além de agilizar os processos e não sobrecarregar as seções de pessoal, os projetos de informatização dão ao servidor mais autonomia sobre suas ações. Griman lembra que a informatização não é nova na USP, tendo sido iniciada ainda na década de 1980 e se fortalecido em 2002, com a implantação do Sistema Marte. A diferença é que, antes, mesmo com os sistemas informatizados, ainda era a seção de pessoal que deveria fazer as solicitações. “Agora, finalmente se está conseguindo aproximar o sistema do servidor, avalia Griman. A professora Ana Carla reitera que os novos projetos incluem maior participação do próprio solicitante. “O servidor passa a ser um ator do processo”, diz.

Carolina Oliveira / Jornal da USP

.