Um passeio pelos corredores da memória no Arquivo Geral da USP

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Nas palavras do escritor colombiano Gabriel García Márquez, “aquele que não tem memória arranja uma de papel”. Encontrando no papel um grande aliado, a USP caminha para uma maior conscientização de sua comunidade sobre a importância de se preservar sua memória. Localizado na Cidade Universitária, o chamado Arquivo Geral da USP é o órgão responsável pelo funcionamento do Sistema de Arquivos da USP (SAUSP), um projeto formulado em 1995 com o objetivo de compatibilizar práticas administrativas da Universidade e formalizar procedimentos adotados na organização e arquivamento de documentos.

Com a previsão de ser oficialmente inaugurado até o final do ano, o novo edifício do Arquivo Geral foi construído para atender todos os requisitos de armazenamento e consulta de documentos permanentes que compõem a história da USP. Passeando pelos corredores dessa instituição dedicada à memória, registramos as atividades de uma equipe cuja principal missão é preservar passado, presente e futuro da Universidade.

Com a segunda parte do prédio já construída, o arquivo dispõe de diversos espaços dedicados a preservação, armazenamento e futuramente consulta de documentos. No total são 5.808 m lineares de documentos em 52.800 caixas-arquivo, distribuídas em 8 salas equipadas com estantes deslizantes | Foto: Marcos Santos

A equipe do Arquivo Geral da USP é formada atualmente por 14 pessoas. Dentre elas estão especialistas em arquivologia e higieniação de documentos. Nove são estagiários vindos dos cursos de História e Biblioteconomia | Foto: Denis Pacheco

Para a Chefe Técnica de Divisão, Bárbara Júlia Menezello Leitão, “a Universidade tem que tomar consciência de que o documento, independentemente do suporte, precisa ser preservado” | Foto: Marcos Santos

Quando um documento é recebido, seu processamento envolve diversas etapas até o arquivamento de fato. Dentre as etapas estão receber, recuperar, organizar, higienizar, preservar e disponibilizar para acesso | Foto: Marcos Santos

O descarte ou arquivamento de um documento atende os critérios estabelecidos pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) do SAUSP. As TTD são os instrumentos que permitem a avaliação dos documentos produzidos/recebidos por uma instituição quanto ao seu prazo de guarda e destinação final | Foto: Denis Pacheco

Outro instrumento utilizado pela equipe do Arquivo Geral é o Plano de Classificação. O plano foi proposto como uma ferramenta para ordenar, organizar e encontrar os documentos gerados ou recebidos pela Universidade no cumprimento de suas atribuições e atividades | Foto: Marcos Santos

De acordo com a especialista em pesquisa e higienização, Arize Araújo Pinheiro, “a higienização deve ser uma rotina para se eliminar elementos nocivos e microorganismos. O material pode conter elementos metalizados e deve-se evitar manchas, inclusive aquelas na forma de aureolas de água” | Foto: Marcos Santos

A equipe de oito pessoas dedicada à higienização consegue eliminar 70% dessas ameaças utilizando diversos instrumentos à disposição tais como trinchas, espátulas, pó de borracha, cristais de sílica, entre outros | Foto: Denis Pacheco

Outra preocupação dos responsáveis pelo órgão são, além dos documentos em papel, os arquivos digitais. “O papel vence o tempo, se preservado. Mas não se sabe o futuro do digital”, pontua Bárbara. “Devemos estar preparados para receber essa informação digital”, completa | Foto: Marcos Santos

Dentre os vários colaboradores, Bárbara destaca o trabalho da professora Johanna Smit. “Ela e sua equipe estavam à frente das normatizações do setor até maio de 2013.  Juntos eles criaram os objetivos do arquivo e as etapas de processamento dos documentos” | Foto: Denis Pacheco

Com o olhar atento ao passado, mas visando abrir caminhos futuros, os especialistas do Arquivo Geral da USP finalizam afirmando que um dos principais focos do projeto é que a construção desse processo de preservação da memória da Universidade abra um grande campo de pesquisa | Foto: Marcos Santos

Com agradecimentos à Bárbara Júlia Menezello Leitão, Maria Cristina de Oliveira Costa, Marli Marques Souza, Arize Araújo Pinheiro e a equipe do Arquivo Geral da USP

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