Iniciativa de estagiários do IEB resulta em sistema para gerenciar acervos

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Reserva Técnica - Fita Rolo CG | Foto: Divulgação
Reserva Técnica – Fita Rolo CG | Foto: Divulgação

Centro de reflexão e pesquisa acerca da cultura brasileira, o Instituto de Estudos Brasileiros (IEB) da USP foi criado em 1962 pelo professor Sérgio Buarque de Holanda. Desde então, atua como fonte para pesquisadores a partir de documentações históricas e pessoais de figuras importantes para a criação da cultura nacional, como Mário de Andrade, João Guimarães Rosa e Caio Prado Jr.

Para poder difundir e organizar os mais de 500 mil documentos, 180 mil livros e 8 mil itens entre objetos e obras de arte, separados no chamado “ABC do IEB” – Arquivo, Biblioteca e Coleção de Artes Visuais -, são mobilizados conhecimentos vinculados às ciências da informação (arquivologia, biblioteconomia e museologia). E foi a partir desta necessidade que surgiu, dentro do Arquivo IEB, a iniciativa de criação de um software para facilitar este processo.

Reserva Técnica - Partitura Carlos Gomes | Foto: Divulgação
Reserva Técnica – Partitura Carlos Gomes | Foto: Divulgação

‘Coração do Arquivo’, como define a chefe de Arquivo e uma das criadoras do software, Elisabete Ribas, o Sistema de Gerenciamento de Acervos (SGA) foi desenvolvido para mostrar aos pesquisadores e à comunidade que o acesso à informação – antes mesmo da Lei federal de 2011 -, é um direito do cidadão.

“É muito engraçado porque o sistema começou como apenas um projeto em 2007. A diretora do IEB na época foi muito generosa, pois teve a coragem de aceitar uma proposta que veio de dois estagiários”, conta a documentalista.

Os estagiários

Enquanto Elisabete, ainda estagiária, marcava as descrições documentais em papel, outro estagiário na época, Frederico Camargo resolveu fazer as coisas de uma forma diferente: como tinha em sua formação o curso de engenharia de computação, e também amava a literatura, foi natural que o aluno transformasse sua forma de trabalho para que as descrições em papel se tornassem descrições digitais em um banco de dados virtual. “Ele fez um banco de dados para que as informações pudessem ‘conversar’. Enquanto eu estava copiando as páginas para o computador, ele cadastrou um arquivo inteiro no Palm [dispositivo portátil]”, lembra Elisabete.

No princípio, o sistema cobria somente o Arquivo IEB, e atuava mais como um catálogo virtual, uma transposição ao meio digital daquilo que estava já gravado nos catálogos físicos do Instituto. “Nós, como estagiários, percebemos essa necessidade de ter um banco que integrasse tudo, principalmente porque quando íamos fazer alguma pesquisa sobre os nossos fundos era muito complicado”.

O sistema cresceu e ficou tão grande, que a própria diretoria acreditou que ele poderia atender a todo o IEB. Camargo, com o apoio da direção da equipe de informática, administração e parte dos docentes do Instituto, tinha o desafio de reunir os pequenos bancos de cada coleção em um só lugar. “Chegou num ponto em que ele queria uma orientação técnica, e por eu estar fazendo uma especialização em arquivologia, ele me convidou”. A parceria com Elisabete deu tão certo que hoje eles estão casados.

O SGA

Fundo Camargo Guarnieri | Foto: Divulgação
Fundo Camargo Guarnieri | Foto: Divulgação

O Sistema de Gerenciamento de Arquivos deve atender o coletivo. Os pequenos bancos de dados que eram altamente especializados tiveram que ser reestruturados para que pudessem fazer parte desta nova forma de apresentação e catalogação. “Não foi um trabalho tranquilo definir quais eram os campos que iam permanecer ou não”, conta Elisabete. A relação com os pesquisadores teve que ser repensada. Foi necessário um processo de conscientização do próprio pesquisador de que a nova forma de catalogação – que atendia aos documentos mais recentes do arquivo – englobando todos os acervos, davam à pesquisa uma maior dimensão.

O software envolve praticamente todas as atividades do arquivo: o controle das informações, o fluxo dos documentos, contatos com pesquisadores e herdeiros, tudo isso pode ser realizado através da plataforma. O atendimento presencial ainda é a forma mais eficaz de pesquisa no Arquivo IEB, já que imagens e documentos não podem ser reproduzidos na internet devido a questões de direitos autorais. No site do Instituto, entretanto, é possível visualizar os dados do documento, bem como suas descrições. Esta é uma iniciativa do próprio Arquivo para contribuir com a divulgação dos materiais acumulados, para que seja divulgado tanto ao pesquisador quanto à comunidade que certo documento existe e está disponível para a consulta dentro do IEB.

O SGA quer ultrapassar as fronteiras do IEB. De acordo com Elisabete, inicialmente se pensou na disponibilização da plataforma para toda a Universidade – dando foco aos pequenos museus. No momento, entretanto, como o IEB passa por um processo de mudança para o edifício onde está localizada a Biblioteca Brasiliana da USP, a iniciativa teve que ser interrompida. Mas há interesse em que outras unidades trabalhem em parceria com o Instituto. “Outros museus da USP já nos procuraram, então eles acabam criando projetos paralelos, próprios”.

A chefe do Arquivo também presta consultoria para outras instituições que precisam de desenvolvimento de software, não na linguagem, mas nos campos criados para a catalogação. Como membro do Grupo de Pesquisa Arquivos de Museu e Pesquisa, sob a coordenação da professora Ana Magalhães, do Museu de Arte Contemporânea (MAC) da USP, participou no mês passado do II Seminário Internacional Arquivos de Museus e Pesquisa para apresentar um artigo e contar sobre a experiência com a criação e aplicação do SGA.

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