Carolina Oliveira / Espaço Aberto
A partir do dia 28 de abril, os servidores da USP passam a contar com uma nova ferramenta: a solicitação eletrônica de férias. Dando mais um passo rumo à informatização dos processos administrativos, o Departamento de Recursos Humanos (DRH), em parceria com a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), organizou uma estrutura por meio da qual a solicitação de férias poderá ser feita diretamente pelo Sistema Marte. Assim, apenas remarcações e casos excepcionais contarão com processos em papel.
A professora Ana Carla Bliacheriene, diretora do DRH, explica que não somente a solicitação de férias poderá ser feita on-line, mas também a aprovação do pedido por parte dos superiores. Assim, o servidor é informado, por e-mail, da aceitação ou não de seu requerimento. O pedido de férias para um funcionário também pode ser feito pelo próprio superior, de acordo com escala previamente definida nos respectivos departamentos. “É um processo simples que vai facilitar muito a vida das sessões de pessoal e, mais ainda, a vida do servidor”, afirma.
O pedido eletrônico já vinha sendo testado desde 2013 pelos funcionários da Reitoria, e agora abrangerá os servidores de todas as unidades. Ana Carla aponta o esforço coletivo das instâncias administrativas para que a implantação do sistema se desse o mais rápido possível. “Reportamos ao reitor os problemas que estávamos tendo com demora de processos, porque muitas coisas eram feitas de forma manual. Houve um empenho pessoal do vice-reitor, Codage, STI e da equipe do DRH para fazer isso funcionar”, conta ela. A diretora ressalta a importância da informatização como forma de agilizar os trâmites diários. “Pegar um formulário, preencher, justificar, é todo um processo burocrático que nos tempos de hoje não tem o menor sentido.”
Nessa primeira fase, a solicitação pelo Sistema Marte se restringe a funcionários celetistas e estatuários não-docentes. A única exceção fica por conta dos professores da Escola Politécnica (Poli) e do Instituto de Física (IF), que também terão a solicitação on-line disponível a partir do dia 28. Segundo Ana Carla, que também é professora da Faculdade de Direito de Ribeirão Preto, a ideia é que o sistema seja expandido aos docentes de toda a USP ainda este ano. “Espera-se que, até o final de 2015, tenhamos 100% dos processos de férias sendo solicitados eletronicamente”, diz.
Visando a treinar aqueles que lidarão diretamente com as solicitações, serão oferecidas na próxima semana sessões de treinamento aos assistentes administrativos das unidades. O primeiro workshop acontece na próxima segunda-feira (dia 27), às 9h30, no Instituto de Astronomia, Geofísica e Ciências Atmosféricas (IAG). Para atender também aos assistentes do interior, um segundo treinamento será realizado em São Carlos, no Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação (ICMC), na terça-feira (dia 28), às 13h30.
A professora reitera que usuários também podem apontar eventuais erros no sistema. Dúvidas ou reclamações devem ser enviadas pelos servidores a sua própria sessão de pessoal, que entrará em contato com o DRH. “Desejamos muito que os servidores reportem esses problemas, porque assim podemos corrigi-los e isso será bom para todos”, diz. Contudo, para a professora, os anos de teste na Reitoria deram ao modelo uma boa base. “Tudo foi bastante testado, validado, depois passou por algumas alterações”, diz. “É um sistema que já mostrou a que veio.”