Acontece na próxima terça-feira (22), das 9 às 16 horas, na Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade (FEA) da USP, a segunda edição do seminário Documentos em Meio Digital. Promovido pela seção de Arquivo Geral da USP (Sausp), o evento tem como público-alvo principal dirigentes, assistentes administrativos financeiros, acadêmicos e profissionais de informática da Universidade. As inscrições vão até esta sexta-feira (18).
Segundo Denise de Almeida Silva, que organiza as atividades, a ideia de realizar um evento sobre o assunto surgiu da preocupação em relação à gestão de documentos digitais, para que estes possam ser guardados para a posteridade. Para isso, os arquivistas precisam se preocupar com a origem de cada documento, o início de sua concepção. “Uma constante que existe no documento em meio digital é o processo de migração: para preservá-los, não se deve manter, mas sim migrar”, explica Denise.
Política institucional
A primeira edição do seminário aconteceu em 2009 e procurou apenas levantar a questão dentro da Universidade. O que, segudo Denise já “foi bastante proveitoso”. Esse ano, a ideia é discutir uma política institucional em relação a esse assunto dentro da USP. “Existe uma necessidade de uma política dentro da instituição, para que ela assuma a questão dos documentos em meio digitais, e a preservação de direitos e deveres”.
A programação do seminário será dividida em três eixos: História Institucional e Inovações Tecnológicas, Documento Público em Meio Digital e Legislação, e Preservação e Segurança dos Acervos. “Por mais que as palestras tenham temas distintos, nós tentamos traçar um fio condutor entre elas”, diz Denise.
Para ela, a USP é muito representativa como universidade no Brasil e na América Latina, sendo um lugar adequado para promover reflexões desse tipo. “Se as pessoas ficarem mais íntimas da questão, já atingimos um dos objetivos”, comenta.
USP Digital
Entre as ações e ideias que serão apresentados no evento, está o projeto “USP Digital”, desenvolvido pelo Departamento de Informática (DI) da Coordenadoria de Administração Geral (Codage) da USP.
De acordo com Luiz Natal Rossi, diretor do DI, o projeto pretende substituir aos poucos o sistema Proteos, responsável pela administração de todos os documentos da Universidade, por um sistema eletrônico. Hoje, a USP abre mais de 200 mil processos por ano no Proteos, o que demanda, além de um esquema logístico mais complexo, uma grande quantidade de papel. Para Natal, entretanto, o foco é buscar eficiência administrativa. “A idéia é fazer isso eletronicamente”, diz.
Implementação do projeto
As discussões em torno desse modelo já têm alguns anos, mas o projeto só ganhou nome e forma nos últimos meses. Apesar disso, Natal conta que, na USP, determinados sistemas como o JúpiterWeb, o Janus e o MercúrioWeb já atuam com a mesma lógica do USP Digital, através de fluxos de trabalho, que nada mais são do que rotinas automatizadas. Nesses sistemas, é possível consultar e fazer cópias de requerimentos, holerites, declarações, entre outros. “Mas com o propósito de acabar com os trâmites dos processos do Proteos, isso é relativamente novo”, explica.
Segundo Natal, o projeto já está na parte de execução, cuja primeira fase é a prospecção de tecnologia. No primeiro semestre do ano que vem, serão produzidos os primeiros fluxos de trabalho e, depois, será analisada a escala natural de substituição do sistema. “É possível que algumas coisas persistam em papel, porque são melhores assim”, afirma o diretor.
Para ele, o seminário sobre os documentos em meio digital é importante pois propõe uma boa reflexão a respeito do tema da documentação eletrônica. Nesse sentido, acredita que a apresentação do projeto USP Digital vai poder acrescentar elementos para esse debate, já que “traz a questão da arquivologia digital”.
Serviço
A segunda edição do seminário Documentos em Meio Digital será realizada no dia 22 de novembro, das 9 às 16 horas, no Auditório do prédio FEA-5, na FEA (Av. Prof. Luciano Gualberto, 908, Cidade Universitária, São Paulo).
As inscrições, que são gratuitas, podem ser feitas até o dia 18, através do email ag.eventos@usp.br.
Mais informações: (11) 3091-8460 / 3091-8461